5 étapes pour constituer un dossier propriétaire complet

Les informations relatives au propriétaire et au futur logement à louer
1. Les renseignements du propriétaire
2. Les renseignements sur le logement
Les documents propres aux logements en copropriété
L’assurance responsabilité civile et assurance PNO
Les différents diagnostics
1. Le constat amiante et constat de risque d’exposition au plomb
2. Le diagnostic de performance énergétique (DPE)
3. Le diagnostic de l’installation électrique et au gaz
4. L’état des risques et pollution
La prévention incendie et l’entretien du dispositif de chauffage

La première étape obligatoire pour la mise en location d’un bien est la constitution d’un dossier propriétaire. Le bailleur fournit ce dit dossier au professionnel en immobilier. Les documents demandés servent à vérifier la conformité du logement vis-à-vis des différentes réglementations qui régissent la location et la gestion locative.

Dans le cadre de ses fonctions, le professionnel en immobilier se rend régulièrement dans le logement. Lors de ses visites, il peut être amené à détecter d’éventuelles anomalies apparentes. Grâce à sa vigilance, le professionnel conseille son client propriétaire vers de possibles travaux nécessaires à la mise location du bien.

Gest’in, expert de la gestion locative depuis plus de 15 ans, vous guide dans cette constitution de dossier.

1. Les informations relatives au propriétaire et au futur logement à louer

1.1 Les renseignements du propriétaire

Avant toute chose, des documents et informations de base sont demandés pour la constitution du dossier propriétaire. Ceux-ci sont :

Une fiche renseignant les coordonnées du/des propriétaires bailleurs, ainsi que sur le bien, objet de la future location et le syndic de la copropriété. Cette fiche permettra au gestionnaire d’avoir l’ensemble des éléments pour entrer en contact avec le syndic. Cela dans le but de pouvoir procéder, notamment, au règlement direct des appels de fonds dans le cadre de la gestion locative.
La carte d’identité recto-verso de tous les propriétaires du logement
Un relevé d’identité bancaire (RIB)

Ces documents servent à créer une fiche d’identité du propriétaire, mais pas seulement. Ils sont également utiles dans le cadre de la gestion courante qui sera faite sur le bien.

Le propriétaire bailleur peut être une personne morale ou physique. De ce fait, il faut que le dossier propriétaire comporte des pièces justificatives qui indiquent la nature de son statut. Si le propriétaire est une personne physique, les pièces renseignées précédemment suffisent. Dans le cas où le propriétaire est une société civile immobilière (SCI), il convient de joindre également :

Un extrait Kbis de moins de 3 mois
Les statuts de la SCI

Ces derniers permettent d’identifier la personne habilitée à signer le mandat de gestion.

1.2 Les renseignements sur le logement

Des documents plus spécifiques au logement sont également demandés, afin de compléter le dossier propriétaire. Ainsi, le bailleur doit réunir :

L’attestation de propriété ou le titre de propriété
La dernière taxe foncière
Le métré

L’attestation de propriété est délivrée par un notaire. C’est un document provisoire dans le cadre d’une vente, mais définitif s’il s’agit d’un héritage ou d’une donation. Elle permet d’identifier le propriétaire d’un bien, ainsi que le bien en question.

Quant au titre de propriété, celui-ci est définitif. Il est émis et enregistré au service de publicité foncière. Il est également plus complet que l’attestation de propriété. Le titre de propriété précise notamment l’existence d’éventuelles servitudes (de passage ou de tour d’échelle) qui devront être notifiées sur le bail.

En parallèle, la taxe foncière permet de vérifier la concordance de la propriété du bien, mais également le montant de la taxe ordures ménagères. Celle-ci est intégrée dans les charges locatives réclamées au locataire.

Bon à savoir : lors d’une construction neuve, le propriétaire est exonéré de taxe foncière pendant 2 ans.

Enfin, un plan détaillé et métré ou au diagnostic Loi BOUTIN détermine la superficie habitable du logement. Le métré est une donnée obligatoire à insérer dans les baux de location pour un logement nu. Dans le cadre d’un logement meublé, le métré n’est pas exigé. Toutefois, il reste nécessaire pour déterminer les honoraires de location maximum d’un professionnel en immobilier, conformément au plafond délimité par la Loi ALUR.

2. Les documents propres aux logements en copropriété

Dans le cadre d’une location de logement en copropriété, le dossier propriétaire doit comporter :

Un décompte individuel des charges
Le règlement de copropriété

Le décompte individuel des charges est requis pour connaître le montant mensuel des charges. Celles-ci sont payées par le locataire.

Attention à ne pas sous-évaluer le montant des charges ! En cas d’inoccupation d’un logement sur une partie de l’année, il faut prévoir les consommations (eau et chauffage) à partir des compteurs.

Par ailleurs, le règlement de copropriété est indispensable. Il convient d’annexer certains extraits de celui-ci au contrat de location. En effet, il est nécessaire que le locataire soit parfaitement informé des usages qui sont autorisés dans les parties communes et privatives. De plus, ces informations en annexe indiquent les lots qui font l’objet du bail et les tantièmes que cela représente au sein de la copropriété. Cela détermine les charges de copropriété précédemment mentionnées.

Le cas d’une copropriété neuve, le propriétaire ne sera pas en possession d’un décompte annuel de charges. En effet, n’y pas eu d’exercice comptable par le passé. Il convient alors d’estimer un budget prévisionnel.

3. L’assurance responsabilité civile et assurance PNO

La loi ALUR précise que tout propriétaire doit obligatoirement souscrire à une assurance responsabilité civile, lorsque le bien en location est dans une copropriété. Cette responsabilité civile est couverte par l’assurance propriétaire non-occupant (PNO). Cette assurance PNO permet ainsi au propriétaire de respecter cette obligation légale tout en bénéficiant d’une protection plus importante.

Elle est non obligatoire, mais vivement recommandée pour tous les logements hors copropriété.

Pour en savoir plus, lisez notre article à ce sujet.

4. Les diagnostics

Le bailleur doit fournir un dossier de diagnostics techniques (DDT) complet. Ceux-ci seront annexés au bail.

A contrario de la vente d’un bien, les diagnostics n’ont pas qu’une valeur d’information lors d’une mise en location. Ils sont opposables et des travaux sont obligatoires en cas d’anomalies relevées ou de présence de certains matériaux.

4.1 Le constat amiante et le constat de risque d’exposition au plomb

L’amiante et le plomb présentent des risques élevés pour la santé. C’est pourquoi, il est important de constater la présence de ces matériaux dans le logement. Dans ce but, il existe des constats amiante et de risque d’exposition au plomb. Ceux-ci interdisent à la location les logements présentant des revêtements avec de l’amiante et/ou du plomb potentiellement dégradés.

Le constat amiante doit obligatoirement être fourni pour les permis de construire délivrés avant le 1er juillet 1997. Si la présence de ce minéral naturel fibreux est avérée, il faut analyser l’état du revêtement :

Dans le cas où les matériaux et produits contenant de l’amiante seraient en bon état, il est important de périodiquement vérifier que cet état ne se dégrade pas.
Dans le cas où les matériaux et produits contenant de l’amiante se dégraderaient ou sont déjà dégradés, le bien ne peut être loué, car la présence d’amiante est un critère de non-décence. Des travaux sont alors obligatoires pour rendre le logement de nouveau décent.

Le constat de risque d’exposition au plomb (Crep) doit être transmis pour tout logement construit avant le 1er janvier 1949. Le plomb était anciennement très utilisé dans les peintures. Afin de savoir si le logement peut être loué sans risque pour la santé des occupants, il existe trois unités de mesure. Si du plomb est retrouvé en quantité inférieure à 1mg/cm², le logement est alors classé 1 ou 2 et peut être loué. Cependant, en cas de présence de plomb en quantité supérieure à 1mg/cm², le logement sera classé 3 et devra subir des travaux avant d’être mis en location.

4.2 Le diagnostic de performance énergétique – DPE

Le DPE est un outil qui indique la consommation énergétique et l’émission de gaz à effet de serre d’un logement à l’aide d’étiquettes. Les logements classés en catégorie A consomment peu d’énergie et émettent peu de gaz à effet de serre. Tandis que les logements classés en catégorie G sont énergivores et polluants. Du fait de sa faible consommation d’énergie, un logement noté A est donc bien plus attractif pour de futurs locataires, puisqu’ils réaliseront des économies sur leurs factures.

Depuis le 1er juillet 2021, conformément à la Loi ELAN, ce diagnostic est opposable aux locataires. De plus, avec la Loi Climat et Résilience de 2021, l’Etat œuvre pour lutter contre les logements qualifiés de “passoires thermiques”. De ce fait, les logements disposant d’une classification F ou G entraînent systématiquement des rénovations énergétiques pour les bailleurs depuis le 1^er janvier 2023.

C’est pourquoi les propriétaires peuvent s’adresser aux professionnels en immobilier pour bénéficier de conseils et d’un accompagnement : pour en savoir plus, lisez notre article à ce sujet.

4.3 Le diagnostic électrique et gaz

Un diagnostic doit être donné pour les installations électriques et gaz de plus de 15 ans. Celui-ci permet d’évaluer les risques de danger pour la sécurité de futurs locataires. C’est pourquoi, en cas d’anomalies, celles-ci doivent être résolues avant la mise en location du logement.

Si des travaux électriques ont eu lieu, il y a moins de 6 mois, un consuel d’un fournisseur d’énergie peut suffire. Dans le cas contraire, il faudra réaliser le diagnostic électrique.

4.4. L’état des risques et pollution

Le diagnostic des risques et pollution permet de connaître les risques naturels, de pollution auxquels s’expose éventuellement tout occupant d’un logement. Ce diagnostic est annexé au bail, permettant au locataire de louer en connaissance de cause.

Le diagnostic des risques et pollution doit être établi à moins de 6 mois de la conclusion du bail. Si le logement a subi des dégâts en cas de catastrophe naturelle, le propriétaire se doit de fournir la copie de l’indemnisation qui résulte de cet événement. Cette information sera notifiée sur le bail de location.

5. La prévention incendie et l’entretien du dispositif de chauffage

Depuis la loi ALUR, tous les lieux d’habitation doivent être équipés d’un détecteur Autonome Avertisseur de Fumée (DAAF). Un logement en location n’échappe donc pas à ce dispositif de protection incontournable de sécurité incendie.

Toujours dans l’optique de protéger l’habitant, les dispositifs de chauffage tels que la chaudière et la cheminée doivent être entretenues régulièrement. Ainsi, une attestation d’entretien ou certificat de ramonage de moins d’un an doit figurer dans le dossier propriétaire.

Une fois que le logement est occupé par un locataire, l’entretien de la chaudière et de la cheminée lui reviennent.

Professionnels en immobilier, le suivi de ces 5 étapes vous garantira un dossier propriétaire complet.

Constituer ce dossier capital pour la location et la gestion d’un bien ne vous enchante pas ? Bonne nouvelle, Gest’in et Patrick Kervadec a la solution !